一場6人左右的普通會議，會花費多少成本？

神州信息董事長兼首席執行官郭為在其新書《時間的力量》一書中算了這樣一筆賬：以一個年收入20萬元的職員、一個年收入50萬元的中層、一個年收入100萬元的高管計算，他們每人每分鐘的時間成本大約是1.6元、4元和8元，如果將他們放在一起開會超過45分鐘，成本便會超出1000元。而一家企業想要賺到1000元的凈利潤，所付出的時間成本是45分鐘的幾倍不止，還不算其它成本。

然而，開會作為一種達成成員共識、解決問題、做出決策的手段，在任何一家企事業單位都無法避免，久而久之，開大會、開長會、多開會這種“文山會海”的現象就難以避免，也頗受詬病。6月15日，中央層面整治形式主義為基層減負專項工作機制會議強調，將糾治和力戒形式主義、官僚主義擺在更加突出的位置。

時隔五年再度強調整治“文山會海”現象，原因在于這一頑疾多年來未得到有效改善，開會往往依舊重形式輕內容，時間長、頻次高但不解決任何實質問題，并且還演變出“套會”、“陪會”、“重復會”等多種奇怪現象。甚至有人感嘆：天下苦開會久矣。就連《中國紀檢監察》也指出，“文山會海”依然是基層干部吐槽的焦點。

那如何避免“文山會海”現象出現呢？在神州信息這家企業，基于“時間管理”的方法論引導，每次開會前，參與人員會通過“拉條子”的方式，將開會重點逐一列出，并在會議中以最短的時間講明白最重要的事情，進而形成會議共識，產生解決方案。

《時間的力量》一書中提到過一個關于神州信息承接交付客戶項目的實踐案例，其中講到開會時間的控制，項目管理者將每日例會的時間控制在10分鐘以內，讓每個小組代表在1分鐘內匯報完項目進展、計劃以及是否有需要別人協助的困難等內容，進而形成項目共識并按節奏推進，最終帶領項目如期上線，獲得客戶認可。

其實在企事業單位中，很多項目需要爭分奪秒地完成，任何一個環節的時間耗損都有可能對其他環節造成負面影響，進而讓整個項目出現延期的風險。如果我們能將開會時間盡可能壓縮，提高開會效率，就能為其它更重要的事情騰出時間，提高項目完成質量。

事實上，開會的目的不僅僅是針對某件事提出解決方案，更重要的是釋放組織內成員的時間，讓他們將精力投入到更重要的事情上去，高效能工作，以此實現個人工作成就、成長價值，也為組織創造更大價值。只有這樣，組織才能堅實朝著遠大目標按照既定軌道，踏實邁步向前。也唯有此才能讓組織成員在工作之余，專注生活，活得張弛有度。